Mölndals Redovisningsbyrå AB:s behandling av personuppgifter
Vi är måna om våra nuvarande och framtida kunders integritet och arbetar aktivt med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR) i syfte att skydda den enskildes rätt till skydd av personuppgifter.
När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av Mölndals Redovisningsbyrå AB och eventuellt av dess samarbetspartners. Av denna anledning lämnas följande information.
För att utföra vårt uppdrag som uppdragstagare är vi personuppgiftsansvariga. I de fall där vi är personuppgiftsbiträde upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal. Personuppgifter vi behandlar är kontaktuppgifter, personnummer / samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress samt uppgifter om avdelningstillhörighet och befattning. I samband med registrering av kunder kan vi även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren, uppgift om ägande eller annat inflytande över uppdragsgivaren vad avser verklig huvudman och andra uppgifter som erfordras inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.
Vidare kan registreringsbevis, identifieringskoder, användarnamn, kontaktuppgifter och de övriga uppgifter som lämnas till oss komma att behandlas. Inom ramen för det uppdrag vi arbetar åt dig sparar vi vår kommunikation med er och eventuell motpart såsom Skatteverket, Bolagsverket eller bolagets revisor. Vi sparar normalt Personuppgifterna och Handlingarna i 7 år efter uppdragets slutförande, eller den tid som lagligen ställs på oss. Denna behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar oss.
Vi använder personuppgifterna för vår fakturering, bokföring och i förekommande fall kontakt med Skatteverket eller annan myndighet inom ramen för våra lagliga skyldigheter. Handlingar för bokförings- och redovisningsändamål arkiveras normalt hos vår uppdragsgivare och i de fall vi har kvar material så sparas det normalt i 7 år från den dag de bokfördes.
Vi använder här Personuppgifterna för att utvärdera och jämföra de som söker arbete hos oss. CV och intresseanmälan ligger även i förekommande fall till grund för personliga intervjuer. Vi utrangerar löpande personuppgifter från jobbansökningar för personer som inte anställs, i takt med meddelande om icke-anställning. För personer som anställs, eller medger att Handlingarna sparas, sparas uppgifterna normalt i 10 år efter anställningens upphörande eller medgivandet, eller den tid som annars lagligen krävs.
Vi kan komma att använda Personuppgifterna för tillvaratagande av våra rättigheter, såsom exempelvis att försvara oss mot krav som eventuellt reses mot oss. Uppgifterna sparas endast så länge det behövs för att vi ska kunna ta till vara våra rättigheter.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med de företag som hanterar våra IT-system eller levererar tjänster åt oss. I dessa fall upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med tredje part.
Vi har vidtagit branschmässiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, och oönskad ändring eller förstörelse. Vi ställer höga krav på oss själva, och på våra leverantörer. Det innebär att tekniska funktioner och administrativa metoder i säkerhetsarbetet kontinuerligt ska prövas metodiskt och rutinmässigt förbättras i det dagliga arbetet.
Vårt system och organisation är ordnade så att obehöriga personer inte har tillgång till de personuppgifter som behandlas med anledning av uppdraget. Dessutom undertecknar alla våra anställda en sekretessförbindelse som en del av anställningsavtalet. Anställda är vidare förpliktade att följa denna personuppgiftspolicy.
Registrerade har i vissa fall rätt att begära tillgång till och rättelse eller radering av sina personuppgifter och rätt att begära begränsning av eller invända mot behandlingen av sina personuppgifter. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet (Datainspektionen) om behandlingen. .
Vi lämnar endast ut personuppgifter om dig i dessa situationer:
Om du samtyckt till detta.
Då det behövs inom ramen för ett uppdrag eller annars krävs för att tillvarata dina eller våra rättigheter.
Då det krävs för att vi ska efterleva lag eller vid myndighetsbeslut eller lagliga begäran.
När vi anlitar externa tjänsteleverantörer för uppdrag åt oss eller vid anlitande av underkonsulter, specialister inom ramen för uppdrag eller andra konsulter på er begäran.
Vi kontakt med bolagets revisor eller annan person utsedd av bolagets revisor som biträde till revisorn.
För ytterligare frågor kring personuppgiftspolicy hänvisas till kontakt@molndalsred.se